WBSで実施日や〆切を自動表示するExcel関数!

WBS(Work Breakdown Structure)で実施日や〆切を自動表示するのに使える簡単なExcel関数を設置できたので、いつか同じような関数の使い方を探される方の役に立てばということで、メモしておこうと思います!φ(・ω・*)

私の場合、洗い出したタスクをいつ頃やればいいのか、計画を立てるのに、簡単なWBS(Work Breakdown Structure)をGTDの隔週次レビューの時にタスクの「整理」の時に作成しています。
(また追ってちょっとオリジナルのGTDのやり方・タスク管理についてまとめていきたいと思ってます。)

仕事でも複数の人とタスクの進捗を把握する時に作ったりもします。

スプレッドシート

そんな、よく活躍するWBSですが、
横スクロールをして、行を横目で追って行かないと該当の日にちが分からないは辛いところ。
そこで良くWBSでは、上図のように、実施日(または開始日、〆切)を
表記する列を作ることがよくあります。

が! 毎度、実施日、〆切を入れるのは面倒ですよね〜(´`*)

そこで!

下記のように、該当の「日付列×タスク行」のところに印「・」をいれたところの日付を、
自動で表示するように関数を使います。

下図でいうと、セルH7に印「・」が入っているので、それを読み取って、
セルE7の実施日欄にセルH1の日付を表示させるという関数です。

スプレッドシート2

上記図のセルE7に入っている関数は、

【=INDEX($F$1:$BN$1,1,MATCH(“・”,$F11:$BN11,0))】

一見、難しそうに見えますが、下記に分解して見ていきます。


使っている関数



=INDEX(範囲,行番号,列番号)

読み:インデックス
動き:範囲の中から、行位置と列位置を指定して値を取り出します。

=MATCH(検索値,範囲 [,照合の型])

読み:マッチ
動き:範囲内で値を検索し、見つかった値が何番目に位置するかを数値で返します。


今回の使い方


【=INDEX($F$1:$BN$1,1,MATCH(“・”,$F11:$BN11,0))】を分解すると、

=INDEX($F$1:$BN$1,1,

……INDEX関数(1行目の日付が入っている範囲, その範囲の中で1行目,

MATCH(“・”,

……MATCH関数(”今回検索したいのは「・」が入っている列の日にち”,

$F11:$BN11,0))

……「・」がどこかに入る範囲, 「0」を入れることで、検索値と完全一致するように指定

 

という感じです。絶対参照「$」を列のみにつけて、
他の行にコピーしても数式が崩れないようにしています。

今回の場合は、タスクを1時間以下に細分化しているので、
数日に渡って同じタスクに取り組むことを前提にしていませんが、

1つのタスク行を数日にわたってやるようなWBSの場合は、同じ行範囲の中で、
開始日と終了日の2つを取得したい場合がでてきます。

そうすると、もう少し、関数はやや複雑になりますが、
そこについて、下記記事にまとめられていました。

みちとざくろ: WBSに役立つExcel関数

http://pommegarnete.blogspot.jp/2012/05/wbsexcel.html


*編集後記*


タスク管理は、入社1年目からずっと悩んで、試行錯誤してようやく5年くらいかけて、
満足のいくやり方に落ち着くことができました!

そのやり方について、記事を早くまとめたいと思いつつ、長丁場の連載になりそうなので、
記事の書き方に悩んでいる所ですが、(´ω`*)また追って、UPしたいと思ってますので、
自分に近しいタイプで試行錯誤中の方のヒントになれば嬉しいかぎりです。

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