【WBSテンプレ】プロジェクトタスク管理に活用したい便利関数入りオリジナルWBS_Excelファイルを公開

WBS(Work Breakdown Structure)って「タスク×日にち」で整理できますが、見づらい、使い辛いと感じたことありませんか?

そこで、それらを解消するのに関数を使ってちょこっと工夫してみて
気にいったのでご紹介です。

良かったらダウンロードして使ってみてください^^
  
(↓クリックして拡大)

  
 →「便利関数入りオリジナルWBSテンプレート」ダウンロード
  ※読み取りPW・・・「kufulife」

  


工夫した点


具体的に、どこが使いづらく感じていて、どう工夫したかというと、

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【使いづらかった点(1)】
タスクの実行予定日が右スクロールしないと見えづらい
   ↓
<工夫した点(1)>
 「タスク×日にち」のクロスする部分に「●」を入れれば、
  自動で「予定日」欄に日にちが入りスクロールしなくても
  いつやるのかが直ぐ分かるように

ーーー
 
【使いづらかった点(2)】
◆予定したタスクが、本当にそのスケジュール感で実行できるのかが曖昧
   ↓
<工夫した点(2)>
  「可能時間」ー「予定時間」=「残り時間」を表示することで、
  計画の段階で、タスクを短期間に、詰め込み過ぎていないかをチェックしながら
  計画ができるように、「●」を入れれば自動で「予定時間」が出る

  
 ※「可能時間」= そのプロジェクトのタスクに取り組める1日あたりの時間の見積り
 ※「予定時間」= その日に実行したいタスクの所要時間合計

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本来、プロジェクトのタスクは、1日のうちに実行できる時間というのは、限られていると思います。そうすると、「このタスクは1〜3日かかるから7/2〜7/4にやろう」という区切りでは、曖昧すぎます。(年単位の長期計画ではなく、プロジェクトタスクを実行に落とすためのWBSの場合)

  
本当に、「このスケジュール感でいいのか?」

「その日がきたら、その日のタスクの分量は、どれぐらいあるのか?」

を把握するには、ルーチンタスクや他のプロジェクトも踏まえた上で、「その日は、何時間だったら、このプロジェクトを進められる時間として確保できるのか」をイメージし、それの範囲内で、実行可能なタスク分量を割り振る計画をする必要があります。それをWBS内でできれば、よりリアリティのある計画を立てることが可能です。
(もちろん、見積りで計画していることに変わりはないので、日々微調整は必要です)

  


WBSの使い方



 1.プロジェクトタスクを洗い出す
 (マインドマップ等の活用がおすすめ)

 2.洗いだしたタスクをWBSにいれる

 3.タスクの所要時間を記入。1日以上かかるものは更に細分化。

 4.優先順位を記入

 5.日にちの近くにある「可能時間」欄にその日に
  このプロジェクトに取り組めそうな時間数を記入。
  ※ポイント:予め、そのプロジェクトに使う時間帯を
       Googleカレンダー等に、ルーチンで入れておくと楽

 6.優先度の高いタスクから、どの日にやるのかを「タスク×日にち」の
  クロスするところに「●」をつけていく

 7.タスクに取り組める「可能な時間」と想定したタスク「所要時間」との
  差のギャップがないか、「残り」時間の欄で確認し、調整する。

 8.実行日の日にちをフィルタでソートすれば、その日にすべきタスクに集中できる。
  
    


使っているExcel関数まとめ


(↓クリックして拡大)

◆印「●」のついた日にちを「LOOKUP関数」で自動取得
例:G6
=IF(COUNTA($H6:$AZ6)=0,””,LOOKUP(“●”,$H6:$AZ6,$H$4:$AZ$4))

 ※COUNTA関数は、印を何もつけてない時にエラーがでるのを
  非表示にするために入れてます。

ーーー
  
◆印「●」のついたタスクの所要時間合計を「SUMIF関数」で自動取得
例:H2
=SUMIF($G:$G,H4,$E:$E)

   
 →「便利関数入りオリジナルWBSテンプレート」ダウンロード
  ※読み取りPW・・・「kufulife」

    


*編集後記*



みなさんは、プロジェクト単位のタスクはどう管理されてるのでしょうか?

タスク管理方法について、仕事ができる人ほど、聞いても曖昧で詳しくは
教えてくれなかったりする人もいたり。。。^^;

そこで、私は、社会人なりたての頃、本やネットで調べて、独自で試すようになりました。
その時に、ブログでノウハウを共有されている人たちの工夫をみて、
すごい衝撃を受けたのを覚えています。

その中の代表ブログの1つに「シゴタノ」さんとか、読んでてヒントがいっぱいでした。

  
タスク管理の方法は、その人それぞれでいいと思いますが、人のやり方を知ることで、1人では気づかなかったいろんなヒントをもらえるので、それをブログでシェアできるというのは、素敵だぁと感じました。
  
なので、私も微力ながらこうしてブログに書いていけたらなと思います(´ω`*).。+゚✧
  
【関連記事】
WBSで予定を組んだタスクをカレンダーにスケジューリングしたい方は、
よろしければ下記、参考まで。

 タスクをGoogleカレンダーにインポートして調整する方法

   

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