【メモ術】ロジカル力も鍛えられるあなどれない議事録のまとめ方とは?

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(photo credit: plugimi via photopin cc)

ミーティングの議事録は面倒に感じることもあるかもしれませんが、
たかが議事録、されど議事録で、議事録を書く機会を通じて、ロジカル力を鍛え、
実行に移しやすくしていく1つのトレーニング機会としていければと思っています。

今回は、そう思った背景と議事録のまとめ方についてのポイントをまとめてみました。

   


議事録を工夫してまとめることで得られるメリットとは?


まず、議事録をきちんとまとめることで得られるメリットとはどんなものでしょうか?
細かい点はのぞいて、今回一番いいたいメリットのポイントについて下記にあげました。

 ・要点を頭の中でまとめる癖がつく→ロジカルに考えやすくなる
 ・打合せの内容の記憶力があがる
 ・NextActionがみつけやすくなり、実行に移しやすくなる
     ↓
  話し合いを無駄にしない
   


議事録を工夫してまとめると良いと思った「背景」は?


数年前まで役員・部長・所属長が30人ぐらい集まる経営戦略会議から、部署会議などの議事録を1年間担当していました。長い時は5時間にも及ぶ会議をまとめるので、振り返ると、いい訓練になったと感じています。

「何が論点」で、「実行」に移すには「何を決めなければならないのか」、そして「次のタスクは何か(Next Action)」というのをロジカルに考える癖がついたように思います。当たり前の視点ですが、ついつい話がそれてしまったり、せっかく話し合ったのに、タスクが実行されないままフェードアウトしてしまったりということはよく見かけてきました。

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また、議事録を書いていると会議の内容を覚えているのですが、1週間後に「前回こう話し合ってたけど、進捗はどう?」と、参加者に声をかけると「そんなこと話にあがってたっけ?」と忘れられていることがよくあったので、議事録の重要性を感じました。

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ロジカル力を鍛えれて読み返したくなる「まとめ方」とは?


ここでは、細かい書き方(参加者名を書いたほうがいいなど)は、割愛しますが、
オススメしないまとめ方とオススメしたい議事録のまとめ方についてあげました。

▲オススメしない議事録

 ・時系列順で発言の断片のみの議事録
 ・文章が長い議事録
     ↓

●オススメしたい議事録のまとめ方ポイント

 ・「論点」が明確
 ・「決定事項」と、次の「タスク」が明確
 ・タスクは「誰が」「いつまで」にやるのかまで明確
 ・次の話し合いの参考になりやすいように
  アイデアベースのものもカテゴリ別にまとめる
 ・参考リンクやホワイトボードの写真なども添付
 ・サブタイトルごと、小カテゴリーごとに箇条書きでまとめる

上記のようなポイントを意識して議事録をまとめて行く事で、話が横道にそれてしまうことを防ぎ、次に何をすべきかを再確認しやすくなると思います。

  


議事録の「活かし場所」


議事録は、社内共有で使われることが多いと思いますが、営業時にヒアリングした内容も、お礼メールに社内用よりもなるべく要点に絞って記載するように心がけています。下記に活かし場所として簡単ですがあげてみました。

 ●社内共有・・・参加者の認識の一致、参加していないメンバーへの共有
 ●ヒアリング内容の確認・・・認識のズレがにように
 ●口約束の記録・・・言った、言ってないと後で困らないように
 ●アイデアや情報の蓄積・・・今すぐは使わなくても、話にあがっていた情報が
             あとで結びつくこともあるので、その蓄積として

   


オススメの議事録の「共有」の仕方


せっかく、ポイントを意識してまとめたなら、それを活かしてもらいやすくしたいもの。私の場合、見てもらいやすくするために、Wordで共有フォルダに置くだけではなく、下記のように共有するようにしています。

●メール本文自体に記載して共有

 理由
  ・過去分もまとめて内容で検索できる
  ・議事録ファイルをあえてひらく人は少ないが、
   話し合いで出たタスクを忘れないように再度周知させるには、
   パット議事録がメール文で見れた方が見られやすいと考えられる為

   or

●GoogleDocsで共有

 理由
  ・同時編集ができるので、内容に不備がないか確認しながら
   まとめられリアルタイムに共有できる。
  ・Project単位あれば、前回の続きから議事録を記載していけば、
   ストーリーが見えやすく、時間があいても続きの会議がしやすい。

   


メール文でも見やすくするための装飾テンプレ


箇条書きがズラズラっと並んでいるだけでは見づらいので、下記のような装飾をつけて強弱や、まとまりごとの境界線が分かりやすくなるように工夫を心がけています。

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タイトル
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
見出し
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
【サブ見出し1】

■サブ見出し2
 ・箇条書き
 ・箇条書き

<サブ見出し3>
 □タスクなど
 □タスクなど

  
※もっと装飾を知りたい方は、下記にメルマガなどにも使えるテンプレートが
まとまっていてオススメです。
メルマガ・テンプレート(メルマガ素材)

※上記の装飾を辞書登録しておくとさらに便利です♪

   


*編集後記*


転職をしてから、すっかりブログを書く時間を後回しにしてきてしまいました。書きたいものが溜まってウズウズしてるこの頃です^^; +20〜30分かかっても各停電車で通勤してノートPCを広げる時間を増やしたりして、ちょっとずつUPしていきたいと思いますので引き続き応援頂けたら嬉しいですm(_ _。)m

   
【オススメイベント】
前職からマーケター同士が気軽におしゃべりできるイベントがあったらいいなと思ってました。そんなイベントの走り出しが11/20に開催されます。ご興味ある方はぜひ☆
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     Marketer Salon
~vol.1マーケター同士のつながりをつくるコミュニケーションワーク〜
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ただ集まるだけじゃなく、ワークショップ等を通じてマーケターの発想力で
互いに刺激しあって企画力・発想力・ヒントを持ち帰るイベント

◆日程:2012/11/20 (火) 19:00 – 21:30 (18:45開場)
http://atnd.org/event/marketersalon1

   

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