[連載10]刻々と変化するスケージュールに対応するためのポイント5つ

タスク管理連載タイトル2
タスク調整をドロップ&ドロップでGoogleカレンダー上でできるようにするための前準備として、長々と[連載3]〜[連載9]で書いてきましたが、ようやくGTDでいう「実行」の段階の部分に来ました!

(こんなに長い連載は初めて書いてみていますが、口頭なら1時間(?)あれば説明できそうなのに、文章で伝えるって予想以上に大変なんですね(^^;))

今回は、実行していく上で役立つツールなどもあげようかと思いましたが、まずは、全体の流れの再確認と、タスクスケジュール調整をドロップ&ドロップで微調整していく上でしていることに触れたいと思います。


※連載の流れ


【導入】
▼取り組んだ理由
[連載0] 5年試行錯誤したタスク管理!なんでそんな試行錯誤したの?
▼解決したかったこと
[連載1] タスク管理方法のここがカユかった!解決したかったのは?
▼解決方法の一連の流れ
[連載2] GTDを元に”ドラッグ&ドロップ”でタスク調整するための流れまとめ

     タスク管理流れ02

【具体的な方法詳細】
▼GTD−収集
[連載3]「あっ!これやらなきゃ」思いつきタスクの一時保留場所は?
[連載4] 頭の中からタスクを空っぽにするマインドマップ活用
▼GTD−処理
[連載5] 洗いだしたタスクをマインドマップからリストにするコツ
▼GTD−整理
[連載6] タスクをスケジューリングする前準備3つのポイント!
[連載7] タスクを「いつ」やるかをどう決める? 迷わないで決める方法
[連載8] タスクをGoogleカレンダーにインポートして調整する方法
[連載9]ドラッグ&ドロップでタスクをスケジューリングできる『Lifebear』も活用してみる
▼GTD−実行
[連載10]刻々と変化するスケージュールに対応するためのポイント5つ →今回
▼GTD−レビュー



まずはGTDで言う「収集→処理→整理」の全体の流れを再確認


●流れまとめ

最初の方の記事「[連載2] GTDを元に”ドラッグ&ドロップ”でタスク調整するための流れまとめ」で既に全体の流れについてまとめていますが、1つ1つ細かく記事がわかれて説明してきたので、再度ここでも簡単に流れを振り返りたいと思います。

GTDの流れでよく使われる図に合わせて、どうツールを
使い分けてやっていくかについては、下記図にまとめています。
タスク管理流れ02

(※クリックすると大きくなります)

ちょっとゴチャゴチャしてますが、簡単に流れをまとめると、

 1.思いついたタスクがすぐでなければ、まずはためておく。(収集)
 2.ほか、思いついてないけど思い出しておきたいタスクを洗い出す(収集)
 3.それはどんなタスクか整理して、優先順位をつける(処理)
 4.それはいつやればスムーズにいくのかスケジューリング(整理)
 5.変動する予定の中で、日々調整を繰り返す(実行)

という感じです。

●実施タイミング

上記の流れの実施時期を簡単にまとめると次のような形です。

 1.都度
 2.週・月・Project(pjt)始め
 3.週・月・Project(pjt)始め
 4.週・月・Project(pjt)始め
 5.都度

タスク管理流れ01

   


刻々と変化するスケージュールに対応するための5つのポイント


●刻々と変化していくからこそ日々の調整は、ドラッグ&ドロップでサクっと

空き時間(移動時間や寝る前・起きてすぐなど)に、Googleカレンダー対応&
 ドラッグ&ドロップ対応アプリなどで実行可能なスケジュールに調整しなおしておく

●ルーチン化できるものはできる限り時間を固定してしまい、
 空き時間を明確にしておくことでドラッグ&ドロップで
 調整する範囲を分かりやすくしておく

●予備日や予備時間を作っておく

●急に入った1週間以内に実行するタスクは、
 すぐに直接Googleカレンダーで実行予定時間に
 入れてしまい、
隙間時間に微調整する。

予定は、刻々と変化するので、「予定の詳細画面を開いて、日時変更する」なんていうリスケの仕方では、時間がかかりすぎてしまいます。そこで、普段は、「ドラッグ&ドロップ」でササッと微調整できるようにGoogleカレンダーに統一するようにしています。

次回は、計画したタスクを実行するのを助けてくれるアプリなどのツールなどをまとめようと思います。
   


*編集後記*


今日はお世話になっている人にこれからのチャレンジについて話をしました。
これからチャレンジすると決めたことは、あらためて大きな賭けでもあるんだと
背中がピシっとなる思いでした。(がんばるぞ!)

【イベントのお知らせ】
最近こちらで、告知させて頂いていたイベントがお陰さまで満席となりました!
またキャンセルがでましたらひとみ(@life2i)で案内をさせていただきます。
よろしくお願いします。

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