[連載8] タスクをGoogleカレンダーにインポートして調整する方法

タスク管理連載タイトル2
タスク調整をドロップ&ドロップでGoogleカレンダー上でできるようにする
ための前準備として、GTDでいう「整理」の部分を連載でまとめています。

前回記事[連載7]で、WBS(Work Breakdown Structure)を
使ってタスクの実行日を決めることについて書きました。

今回は、そこから、Googleカレンダーにインポートして調整する
方法についてまとめました。


※連載の流れ


【導入】
▼取り組んだ理由
[連載0] 5年試行錯誤したタスク管理!なんでそんな試行錯誤したの?
▼解決したかったこと
[連載1] タスク管理方法のここがカユかった!解決したかったのは?
▼解決方法の一連の流れ
[連載2] GTDを元に”ドラッグ&ドロップ”でタスク調整するための流れまとめ

     タスク管理流れ02

【具体的な方法詳細】
▼GTD−収集
[連載3]「あっ!これやらなきゃ」思いつきタスクの一時保留場所は?
[連載4] 頭の中からタスクを空っぽにするマインドマップ活用
▼GTD−処理
[連載5] 洗いだしたタスクをマインドマップからリストにするコツ
▼GTD−整理
[連載6] タスクをスケジューリングする前準備3つのポイント!
[連載7] タスクを「いつ」やるかをどう決める? 迷わないで決める方法
[連載8] タスクをGoogleカレンダーにインポートして調整する方法 →今回 
▼GTD−実行
▼GTD−レビュー


1.Googleカレンダーにインポートする


WBSで実行日を決めたタスクをGoogleカレンダーへ予定としてインポートします。Googleカレンダーは、csvで予定を一括インポートする機能があり、csvのテンプレートについては、下記記事にてまとめられていて助かりました(感謝)。

Googleカレンダーにさくっと予定を登録する方法
– インフラ管理者の独り言(はなずきん@酒好テム管理者)

  

●csvファイルテンプレート

スクリーンショット 2012 09 10 10 43 43
※インポートするときは、下記をcsvファイル一行目に入れます。
Subject, Start Date, Start Time, End Date, End Time, All Day Event, Reminder On/Off, Reminder Date, Reminder Time,  Meeting Organizer, Description, Location, Private

※日本語訳 (これは参考でインポートするときは表から削除します。)
件名,開始日,開始時刻,終了日,終了時刻,終日イベント,通知オン/オフ,通知日,通知時刻,ミーティング管理者,説明,場所,非公開
  

すべての項目を埋める必要はなく、件名、開始日など最低限の情報でもインポートは可能ですが、今回は、ただの予定のインポートではなく、「タスク作業予定」のインポートなので下記のように、指定してインポートするようにします。

  ■Subject ←タスク名
  ■Start Date ←WBSで設定した実施日
  ■Start Time ←タスク開始時間 ※1
  ■End Date ←WBSで設定した実施日
  ■End Time ←タスク終了時間 ※1
  

●タスク開始時間を決めるのは?(※1)

前々回記事の[連載6] タスクをスケジューリングする前準備3つのポイント!
「ルーチン」と「人と関わる予定」は、寄せておき、
タスク作業ができる時間は1日何時間か把握しているので、
それに合わせたタスク実施時間を仮で入れておきます。
  
例)
15:30~16:30 で1日1時間とした場合、

  ■Start Time ←15:30
  ■End Time ←16:30

※タスクは、GTDの収集の段階で1時間単位まで分解しています。
   
スクリーンショット 2012 09 10 10 45 44

●インポートcsvファイルをUPする方法

Googleカレンダー>設定>カレンダー
→「カレンダーをインポート」をクリックすると下記のような画面が出てくるので、作成したcsvファイルを選択して、インポート先のカレンダーを選択すれば、インポートできます。

スクリーンショット 2012 09 10 10 55 21

  


2.実施時間の微調整をドラッグ&ドロップで行う


「ルーチン」と「人と関わる予定」は、それぞれ寄せて、「タスクを処理する時間」を確保するようにしたとしても、お客さんとの都合上などでどうしても、その時間に先約が入ってしまうことがあります。

そんな時、一括してタスクを同じ時間帯にインポートしてしまったらブッキングすることもあります。

しかし、Googleカレンダーにインポートしてから、調整するようにすれば、ドラッグ&ドロップで簡単に、開いているところへ移動させることができます。
スクリーンショット 2012 09 10 11 31 14

   

次回は、わざわざインポートするほどタスクが
多くない場合の別の方法についてもまとめようと思います。


*編集後記*


今週は、8月にお盆休みがなかった旦那さんがお休みをとれるので、
一緒に田舎に帰って日本文化とグルメを楽しむ小旅行を楽しんでこようと思います。
ネットがないとブログの更新がなかなかできないのが残念(^^;)
はじめての長丁場の連載ですが、コツコツあげていきたいと思いますので、
どうか気長に見守って頂けたら嬉しいですm(_ _)m

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