[連載7] タスクを「いつ」やるかをどう決める? 迷わないで決める方法

タスク管理連載タイトル2
タスク調整をドロップ&ドロップでGoogleカレンダー上でできるようにするための前準備として、GTDでいう「整理」の部分を連載でまとめています。

前回記事、[連載5]でタスクリストにまとめるまで行い、それらを予定に組み込む為に、タスクを処理する時間をあけることについて[連載6]でまとめました。

今回は、テキスト一覧になっているだけのタスク一覧をどう、「いつ」を明確にしてスケジューリングしていけばいいのかについてまとめてみました。


※連載の流れ


【導入】
▼取り組んだ理由
[連載0] 5年試行錯誤したタスク管理!なんでそんな試行錯誤したの?
▼解決したかったこと
[連載1] タスク管理方法のここがカユかった!解決したかったのは?
▼解決方法の一連の流れ
[連載2] GTDを元に”ドラッグ&ドロップ”でタスク調整するための流れまとめ

     タスク管理流れ02

【具体的な方法詳細】
▼GTD−収集
[連載3]「あっ!これやらなきゃ」思いつきタスクの一時保留場所は?
[連載4] 頭の中からタスクを空っぽにするマインドマップ活用
▼GTD−処理
[連載5] 洗いだしたタスクをマインドマップからリストにするコツ
▼GTD−整理
[連載6] タスクをスケジューリングする前準備3つのポイント!
[連載7] タスクを「いつ」やるかをどう決める? 迷わないで決める方法 →今回
▼GTD−実行
▼GTD−レビュー



WBSを活用して実施日を決める


●WBS(Work Breakdown Structure)を活用する理由
1日に処理できるタスクの量は限られているので、1日に割り当てるタスクの量が多すぎる日がないか確認しながらスケジューリングするには、視覚的に把握できるWBSがお勧めです。
スプレッドシート
   

●お勧めのWBS作成先は、「Googleスプレッドシート」!
・MacでExcelがはいってなければGoogleスプレッドシートで十分
・デバイスを問わず、WEB上で確認・編集ができる。
・テンプレートを作っておけば楽チン
・カスタマイズが自由
等々から「Googleスプレッドシート」でWBSを作成しています。
   


優先順位の高いものから並べてWBSへ貼り付ける


1.優先順に並んでいるか確認します。
[連載5]で作ったタスクリストを優先順位の高いものが上になっているか確認します。
私の場合は、マインドマップで「☆」マークをつけたものを上位にしています。
スクリーンショット 2012 08 22 0 26 59

<ポイント>
●まずは、〆切が決まってるもの、急ぎたいものから
●まとめてやったほうがいいものは考慮
カテゴリ欄の所に印をつけてソートをかけて実施日を同じか近くします。
   

2.タスクリストをWBSのタスク欄に貼り付けます。
<ポイント>
マインドマップで洗いだしたタスクをメモ帳のようなシンプルなエディタに貼り付けてからWBSへはりつけると余計な装飾やスペースを入れないで貼り付けられます。
   


1日にできる数だけ「・」をつけていく


1.1日に可能なタスク処理時間を確認
[連載6]で書いたように、ルーチン作業や外出・会議などの予定意外に、
1日にタスク処理に避ける時間を明確にします。
   

2.実施可能な数だけ、実施該当日に「・」をつけていく
タスクは、GTDの収集の段階で1時間単位まで分解してタスクリストに
落としているので、上記1.の時間分の数だけ
上から順番に階段上に「・」をつけていきます。

<例>1日2時間とした場合
※下図には、タスク名などは入ってませんが、本来ここにはあるものとします。
スプレッドシート
  

3.該当の実施日を自動で表示
「・」の印をつけた該当の日にちを実施日欄に関数で自動で表示する方法があります。関数を使うと、すぐに「・」で印をつけた日にちが分かって便利です。
詳しいやり方については、過去記事にまとめてます。
→「WBSで実施日や〆切を自動表示するExcel関数!
スプレッドシート2
  

こうして、WBSで1日に可能なタスクの数だけ順にいれていけば、頭でいつやるかを考えるよりも迷わずに実施日を決めて行くことができました。

※追記
次回は、いつやるかを決めたタスクをGoogleカレンダーにインポートしていく方法についてまとめたいと思います。
   


*編集後記*


9月に入りましたね(^^*)8月タスクが上手く回ってなかったところを見なおして、ルーチンTimeを9月から修正・変更しました!まだ、その運用を始めましたが、朝から順調です♪
1回でスケジューリングが上手くいくことは少ないので、PDCAを回しながら良くしていきたいと思います。

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