[連載6]タスクをスケジューリングする前準備3つのポイント!

タスク管理連載タイトル2
タスク調整をドロップ&ドロップでGoogleカレンダー上でできるようにするための前準備として、GTDでいう「整理」の部分を連載でまとめています。

前回、マインドマップで洗いだしたタスクをタスクリストのテキストに落とすところまでやったので、次は、Googleカレンダーにスケジューリングをしていきたいのですが、その前に、準備しておきたいポイントがあるので3つご紹介します。


※連載の流れ


【導入】
▼取り組んだ理由
[連載0] 5年試行錯誤したタスク管理!なんでそんな試行錯誤したの?
▼解決したかったこと
[連載1] タスク管理方法のここがカユかった!解決したかったのは?
▼解決方法の一連の流れ
[連載2] GTDを元に”ドラッグ&ドロップ”でタスク調整するための流れまとめ

     タスク管理流れ02

【具体的な方法詳細】
▼GTD−収集
[連載3]「あっ!これやらなきゃ」思いつきタスクの一時保留場所は?
[連載4]頭の中からタスクを空っぽにするマインドマップ活用(GTD-収集)
▼GTD−処理
[連載5] 洗いだしたタスクをマインドマップからリストにするコツ(GTD-処理)
▼GTD−整理
[連載6]タスクをスケジューリングする前準備3つのポイント! →今回
▼GTD−実行
▼GTD−レビュー


1.ルーチンタスクを先に設定しておく


先にルーチンタスクをスケジュールの中に組み込んでしまいます。
  
●やる時間が決まっているルーチン
 →決まっているところまでGoogleカレンダーの繰り返し設定で登録しておく。
  

●どの時間帯でやることがベストか模索中のルーチン
 →1ヶ月先ぐらいまでGoogleカレンダーの繰り返し設定で登録しておく。
  1ヶ月後には、その時間帯がベストだったのか
  ルーチンのやる順番など再度見直し組み立てる。
  


2.「ルーチン」と「人と関わる予定」は、それぞれ寄せておく


ルーチン作業や人と関わるMTG(会議)や外出予定は、
寄せてスケジューリングするように意識します。

例えば、
ーーーーーーーーーーーー
8:00〜 ルーチン
10:00〜 タスク作業
14:00〜 MTG(会議)、外出予定
ーーーーーーーーーーーー
のように、よほど急ぎでないかぎり
「人とのアポは14:00移行しか基本いれない」等、Myルールを決めて予定のカタマリ
寄せるように意識してスケジューリングしていきます。
  

<理由>
こうすることで、まとまった作業時間を確保できます。
また、
ーーーーーーーーーーーー
XX:00〜 作業タスク
XX:00〜 予定
XX:00〜 作業タスク
XX:00〜 予定
ーーーーーーーーーーーー
だと、作業タスクのまとまった時間がとれず、
作業タスクが短い細切れ時間内に終わらないと、予定が終わった後に再開する時、
本スピードをあげるのにまた時間がかかってしまいます。
   


3.タスク作業ができる時間は1日何時間か把握する


洗いだした作業タスクを処理する時間として毎日、
どれぐらいの時間を確保できるか把握します。
(ここであげる作業タスクは、デスクで行うタスクのこと)

先に上げた例(上記2.)でいうと、10:00〜14:00の間のお昼を抜いて、
「3時間」ということになります。

また、時間を確保するときの単位はなるべく

1時間単位に。

今までの記事で、タスクを洗い出す際に1時間以下で終わるボリュームまで分解して洗い出すといいと書いてきましたが、1時間単位以下に統一することでスケジューリングがしやすくなります。

  

このあとの、タスクスケジューリングの具体的な話は、
次回移行まとめていきたいと思います。
  


*編集後記*


この度、9月27日(木)にプライベートでははじめて、がっつりとお話をさせて頂くイベントを開催させて頂くことになりました!(*’▽’*)/☆

提案型仕事術 セミナー1
テーマ:「提案型仕事術!〜基礎編・企画のステップを学ぶ〜」
日時:9月27日(木)19時~21時30分(受付18時45分~)
場所:文京区区民センター

→詳しくは、下記記事に案内してますので
ご興味いただけた方はお越し頂けたら嬉しいです。
提案型 仕事スタイルって? 仕事を面白くする方法 (イベント告知)

もうすぐ秋ですね。食欲の秋、勉強の秋。
すてきな秋にしていきましょう(๑¯ω¯๑)✧+゚
   

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