[連載5] 洗いだしたタスクをマインドマップからリストにするコツ(GTD-処理)

タスク管理連載タイトル2
タスク調整をドロップ&ドロップでGoogleカレンダー上でできるようにするための前準備として、GTDでいう、処理の部分を連載でまとめています。

今回は、前回[連載4]頭の中からタスクを空っぽにするマインドマップ活用(GTD-収集)で書いたように頭の中のタスクの洗い出しが終わったら、Toodledoから移してきたタスクも該当する枝に振り分け、タスクのリストを作っていく部分についてまとめました。


※連載の流れ


【導入】
▼取り組んだ理由
[連載0] 5年試行錯誤したタスク管理!なんでそんな試行錯誤したの?
▼解決したかったこと
[連載1] タスク管理方法のここがカユかった!解決したかったのは?
▼解決方法の一連の流れ
[連載2] GTDを元に”ドラッグ&ドロップ”でタスク調整するための流れまとめ

     タスク管理流れ02

【具体的な方法詳細】
▼GTD−収集
[連載3]「あっ!これやらなきゃ」思いつきタスクの一時保留場所は?
[連載4]頭の中からタスクを空っぽにするマインドマップ活用(GTD-収集)

▼GTD−処理
[連載5] 洗いだしたタスクをマインドマップからリストにするコツ(GTD-処理)→今回

▼GTD−整理
▼GTD−実行
▼GTD−レビュー


オススメのマインドマップ作成ソフト


オススメのマインドマップ作成ソフトは、

FreeMind

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沢山書きだしても、ほとんど重くなることなく、フィルタ機能など、フリーなのに、行き届いた機能を持っています。今回は、このソフトの「アイコン挿入機能」「フィルタ機能」を最大限使っていきます。

※Macへのダウンロードについて

Windowsのときは、日本語サイトなどからダウンロードがうまく行きましたが、なぜか私の場合は、MacBook Airにインストールする際は、公式の「Main Page – FreeMind」の英語サイトからじゃないとうまくダウンロードできなかったので、同じ現象になった方は、英語ページから試してみてください。(1年前の話なので変わってるかもですが)


アイコンを活用して分ける


沢山洗い出すと、どれが、急ぎで重要なタスクなのかパッと分からなくなります

  そこで!

マインドマップソフトの機能にある「アイコン」でマークをつけて、優先度を分けていきます。

●FreeMindで使えるアイコン一覧

スクリーンショット 2012 08 21 19 40 57

こんなに、色々あるんですが、私の場合は、シンプルに下記のように使っています。
(7つの習慣を元に4領域を数字で分けてもいいかもしれません(´▽`o)+。)

●マーク例

スクリーンショット 2012 08 21 19 48 54

あとで、スケジューリングする時に優先的に組むタスクがどれか、分かればOKです。
また、「連載3」にも書いたように、カテゴリ名なのか、タスクなのかを見分けるために、アイコンとは違いますが、「・」をタスクのノード(マインドマップの枝)の最初につけてます。

 ※例:「・A社への企画書の最終チェックをする」

●アイコン挿入にはショートカットを使うと楽♪

FreeMindは、ショートカットキーをカスタマイズできます。
私の場合は、アイコン挿入のショートカットを(なんとなく、)「コマンド+M」と設定してます。

※FreeMindショートカット設定方法
メニューバー>FreeMind>ツール>環境設定>キー設定>アイコンを挿入

  


フィルタ機能を使ってフィルタする


FreeMindには、特定のキワードを含むまたは、特定のアイコンを含むノード(マインドマップの枝)のみに絞って表示することができます。

●フィルタの条件登録

▼プリンターマークの隣を押すと、フィルタのメニューバーが出てきます。
 
 ここでは、関連する上位・下位ノードは非表示にしておきます。

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     ↓

▼鉛筆マークを押すことで、フィルタする条件を登録できます。

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●「・」を含むもののみをフィルタ

▼フィルタ前

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      ↓

▼フィルタ後
     スクリーンショット 2012 08 22 0 26 59

フィルタされて表示されたノードをコマンド(コントロール)+Aで全て選択して、
シンプルなテキストエディタ(メモ帳など)に貼り付けてテキストのリストにします。

追記:優先度をつけたアイコンごとにわけてリスト化するときには、一度、フィルタで絞ったタスクノードのみをコピーして、新しいマインドマップへはりつけ、アイコンごとにフィルタをして、親ノード(枝)をわけ、メモ帳へのコピーをそれぞれ別々にはりつけます。

ここまで、来たら、次回は、Googleカレンダーへインポートしていく為に、スケジューリングの具体的な方法について入って行きたいと思います。

  


*編集後記*


移動の合間で、この記事をかいてましたが、「あと、数行かけて読み直しチェックをしたら、アップできるのに、、(´ ` )」とうところで切り上げなくてはいけないときのもどかしさを感じてちょっとアップがおくれました。やりたいこと、こだわりたいことって、ついつい予想の見積り時間超えちゃいますね^^;
それも楽しみの1つってことでがんばります☆

    

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