[連載4]頭の中からタスクを空っぽにするマインドマップ活用法(GTD-収集)

タスク管理連載タイトル2
タスク調整をドロップ&ドロップでGoogleカレンダー上でできるようにするための前準備として、GTDでいう、収集の部分を連載でまとめています。

今回は、収集の部分で、今まで思いついて溜めておいたタスクと、頭に残っているタスクを合わせて、マインドマップへ洗い出す収集作業について、具体的な方法をあげてみました。


※タスク調整してやりたいことに集中する為の連載の流れ


【導入】
▼取り組んだ理由
[連載0] 5年試行錯誤したタスク管理!なんでそんな試行錯誤したの?
▼解決したかったこと
[連載1] タスク管理方法のここがカユかった!解決したかったのは?
▼解決方法の一連の流れ
[連載2] GTDを元に”ドラッグ&ドロップ”でタスク調整するための流れまとめ

     タスク管理流れ02

【具体的な方法詳細】
▼GTD−収集
[連載3]「あっ!これやらなきゃ」思いつきタスクの一時保留場所は?
[連載4]頭の中からタスクを空っぽにするマインドマップ活用(GTD-収集)→今回

▼GTD−処理
▼GTD−整理
▼GTD−実行
▼GTD−レビュー


まずは、Toodledo→マインドマップへ


Toodledoに[連載3]でも書いた”思いつきタスク”を溜めておく「inbox」用のフォルダを用意しておき、溜めておいたものは、週次レビュー(GTDでは、週ごとにタスクを見返すレビューの時間をとることを推奨しています。)のタイミングでマインドマップへ移動します。

 ※週次レビューまで待てない急ぎのタスクは、
  直接Googleカレンダーの開いている時間に書き込んでしまいます。

<準備とすること>

1.Toodoledoに下記フォルダを作成

・「inbox」……[連載3]でも書いた思いつきタスクを溜めておくフォルダ
・「移行済み」……「inbox」からマインドップへ移動済みのフォルダ

  ※フォルダ名は、分かりやすいものでOK

2.Toodledo「inbox」から→マインドマップへ。

 ①Searchに「inbox」フォルダのみ表示する検索結果を保存しておく。
 ②マインドマップへコピーできたらまとめて、「移行済み」フォルダへ
  タスク詳細情報を修正する
スクリーンショット 2012 08 18 13 44 39

※マインドマップへのコピーは、
下図のようにToodledoの表示をシンプルに切り替えてタスクの詳細項目は表示しないようにします。そして、テキストをドラッグでコピーしてメモ(シンプルなテキストエディタ)に貼り付けコピー後、マインドマップへ貼り付けます。
スクリーンショット 2012 08 14 15 59 58


マインドマップに「トリガー」を用意しておく


1週間の間に思いついたタスクをToodledoからマインドマップへ移し終えたら、「トリガー」を元に思いつき切れていない、やるべきこと、やりたいことを洗い出していきます。

 ※トリガーとは?
  やるべきこと、やりたいことを漏れなく思い出す為に、
  思い出すきっかけとなる質問やキワードをいいます。

<準備とすること>

1.タスク管理用のマインドマップを1つ作成する。
 (1つのマップで更新を繰り返し、利用する形)

2.Toodledoからコピーして貼り付けるinboxノードを作っておく

3.トリガーとなるカテゴリを置いておく。

<トリガー例>

スクリーンショット 2012 08 18 14 07 12

※他ちゃんとしたトリガーとなる質問リストを採用したい方は、
GTDに役立つトリガーリスト – ITmedia Biz.ID」など参考にしてもいいかと思います。


収集後の整理へスムーズへ行くための洗い出し時ポイント


トリガーをみながら、何か気になっていることは無いか洗いだしていきます。
2回目移行は、この作業時に前回洗いだして完了したタスクは消します。
また、収集後の整理へスムーズへ行くために下記点を行っておくと楽です。

<洗い出し時ポイント>

1時間単位まで分解する

  …理由:あとでGoogleカレンダーにスケジューリングして
   いくときに1時間単位だと扱いやすい為。

●そのノード(マインドマップの枝)を見ただけで、何をするのかが、
 すぐ分かるように具体的に略さないで書く

  …理由:あとで、枝のタスク部分だけ抽出するため)

次回は、洗いだして収集したタスクをしかるべきリストに仕分けする処理の部分について、具体的なやり方とポイントをまとめていこうと思います。


*編集後記*


やっと、最近TextExpanderをMac,iPhone,iPadに導入しました!
これもまだまだ使い慣れるまではちょっと時間がかかりそうですが、ブログを早くかけるようになるのを助けてくれそうです(^^) 8月も後半、残りの夏を楽しみましょう♪

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